Lời mở đầu
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta công nghiệp là
ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh
nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây
dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công
trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng... tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế.
Do đặc trng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của
sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng nh gạch, cát, xi măng, sắt
thép,...và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính
giá thành công trình đợc coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của
công ty. Hầu hết các vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể
công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành
công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch
toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hởng đến giá thành công trình và kết
quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến
công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác
kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác đợc giá vốn của công trình
hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực
lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lợc điều chỉnh giúp cho
công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm
công ty đang dần hoàn thiện đợc công tác kế toán của mình góp phần quyết
định đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của
công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài Tổ chức hạch toán vật t ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần
hành kế toán này.
Bài viết này gồm có 3 phần nh sau:
1
Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công
ty xây dựng và phát triển nông thôn.

các nông trờng, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng thời thực hiện
nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nớc cũng nh nghĩa vụ đối với
Ngân sách Nhà nớc.
3
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã đợc:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-
BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số 1139/
CGP ngày 2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số 40/
GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đã đạt đợc trong sản xuất kinh doanh công ty đã đ-
ợcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây
kết quả mà công ty đạt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những
tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460. Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.
+ Vốn NS cấp: 631.224.547.
+ Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.
- Vốn lu động: 1.255.917.033.
+ Vốn NS cấp: 1.057.183.509.
+ Vốn tự bổ sung: 198.733.524.
- Các loại vốn khác: 284.628.755.
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

phát những tài liệu cho các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch
sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự
thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi
đợc Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình
trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều
hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi
là trung tâm t vấn đầu t và xây dựng đợc lập ra nhằm thực hiện chức năng t vấn
về đầu t xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp
đỡ công ty có phơng án đầu t xây dựng.
Phần thứ 2:
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
6
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập
trung thống nhất của kế toán trởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng
thời căn cứ vào đặc trng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu,
cũng nh trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, đợc
phân công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ phận kế toán tại
công ty bao gồm 5 ngời đợc phân chia nh sau:
+ Một kế toán trởng.
+ Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp.
+ Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ.
+ Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm.
+ Một thủ quỹ.
Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.
Kế toán tại các đội xây dựng đợc tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)
Kế toán trởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hớng dẫn và kiểm tra toàn

nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử
dụng và khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 TGNH.
8
KT đội XD số 1 KT đội XD số 25
TK 211 TSCĐ.
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 Quỹ đầu t và phát triển.
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh.
.....................
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng và bảo hiểm xã hội
(KTTM,TL và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu
thu, phiếu chi trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập xuất
quỹ, sau đó tập hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ
công ty . Kế toán thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lơng và bảo
hiểm xã hội có trách nhiệm tính lơng cho cán bộ công nhân viên theo chế độ
quy định, căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lơng hàng quý kế toán tiến
hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lơng, BHXH theo dõi các TK sau:
TK 334 Phải trả CNV.
TK 111 Tiền mặt.
TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu
thu phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối
ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và
chuyển toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ
của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng

và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã
tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi
đội có một kế toán riêng nhng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về
phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình
hạch toán nh sau:
Sơ đồ hạch toán kế toán
10
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.
Công ty sử dụng hình thức kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn
kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Từ năm 1999 trở về trớc công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử
dụng phơng pháp tính thuế là phơng pháp khấu trừ nhng tất cả thuế GTGT đầu
vào đều đợc hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhng từ năm 2000 cho đến nay do
nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi vì trong doanh
nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm
hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nhng cũng có
thể sử dụng cho mục đích khác nh ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây nhà phục vụ
cho nhu cầu phúc lợi ,... Nên việc sử dụng TK3331 là cha hợp lý. Vì vậy bắt
đầu từ năm 2000 công ty đã thống nhất sử dụng TK1331 để hạch toán thuế
11
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) chi tiếtSổ quỹ Bảng kê các CT gốc
CT - GSSổ ĐK CT - GS
Sổ cái
Bảng CĐSPS
Báo cáo
Bảng tổng hợp CT

nhng có loại không thể bảo quản trong kho đợc nh gạch, cát, đá,...gây khó khăn
cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hởng tới quá trình thi công
và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm chất lợng
công trình.
ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là
việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh
phòng KHKT mua. Nhng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thực
13
hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các
đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử ngời đi mua vật t, các
đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ gửi
về phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành
cho từng công trình. Hiện nay do trên thị trờng vật liệu xây dựng khá phong
phú về chủng loại, chất lợng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty
nhận thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt đầu từ năm
2000 công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật t trong kho mà
tiến hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và
chuyển tới tận chân công trình. Nh vậy sẽ giảm đợc những chi phí về bảo quản
cũng nh hao hụt trong quá trình dự trữ.
3.2. Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:
Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công
công trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau
với số lợng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng nh sử
dụng nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Những vật liệu có tính năng
công dụng nh nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho từng nhóm
đó ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhóm vật liệu cụ
thể theo từng loại thứ tự nh sau:
sổ danh điểm vật liệu
Mã vật liệu
Cấp I Cấp II Cấp III