Đề tài:
Một số giải pháp nhằm
nâng cao hiệu lực quản lý
ở công ty xây lắp – vật
liệu xây dựng
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
MỤC LỤC Trang
2
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
LỜI MỞ ĐẦU
Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ
nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết
định. Ngay sau cách mạng tháng mười Nga năm 1917, LêNin đã khẳng
định: “ Tổ chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp
công nhân và nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nước trên hết và
trước hết được quy lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế ”
1
. Sự biến động
của nền kinh tế nước ta trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan
trọng của tổ chức quản lý.
Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới
sự phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó.
Trong môi trường hội nhập của nền kinh tế nước ta hiện nay vai trò của
quản lý trong các doanh nghiệp cần được coi trọng và thức hiện hiệu quả
hơn hết. Mọi quyết định quản lý đều được xác định bởi tiêu chuẩn cuối
cùng là hiệu quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá
nhân. Chính vì vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không
ngừng nâng cao hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan
trọng.
Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản
lý tại công ty xây lắp – vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa
1.1. Khái niệm quản lý:
Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý”. Thông
thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển,
động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự
tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó
nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý
phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”
1
.
Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động
của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trong qúa trình tiến hành các
hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra. Như
vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế được hiểu như sau:
- Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tượng
quản lý. Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những
nhà quản lý cấp trên. còn đối tượng quản lý hay còn gọi là khách thể quản
lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dưới, cũng như các tập thể,
cá nhân người lao động. Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang
tính hai chiều và được thực hiện thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh
đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh…
- Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý.
Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem như một hệ thống với hai
phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý. Trong nhiều
trường hợp mỗi phân hệ có thể được coi như một hệ thống phức tạp.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
5
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
- Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức
năng, nguyên tắc, phương pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý
lĩnh vực, quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn
tại những chức năng khác nữa.
Như đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm
hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ
bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành
nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội. Dĩ nhiên sự phổ
biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng
phương thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn
trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức.
1.2.1. Lập kế hoạch:
Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản
lý. Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học
quản lý khẳng định như vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là
một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các
nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ. Chúng ta có thể hình dung
lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý như
những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó lập kế hoạch là
chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ
ràng. Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được
với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức. Trên ý
nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc
chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những
mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông
gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là không chắc
chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự
đoán được. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự
ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể lường trước
7
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
Thể chế hoá
kế hoạch
Xác định
mục tiêu
Xây dựng
phương án
Xây dựng
phương thức lựa
chọn phương án
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
a1) Khẳng định sứ mệnh:
Như vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ
mênh. Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đưa ra
quan điểm và hệ tư tưởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức.
Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hướng tới. Việc làm nay
nhằm mục đích hướng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì
mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức. Qua đó khiến
từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ
hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hướng tới cái gì và
họ đang được gì và có trách nhiệm như thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó
tạo tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.
a2) Nghiên cứu và dự báo.
Đây là công việc được tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà
quản lý trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ
chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể
làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bước đệm để
một kế hoạch được xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu
và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ
hình dung việc dự báo thời tiết đưa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng
gío nhẹ trong khi các con tầu lần lượt ra khơi và hứng chịu bão táp. Tất
Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tương quan giữa các
yếu tố sau:
- Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận
- Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, được đảm
bảo việc làm và chăm sóc phúc lợi.
- Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ
như chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm. Một xu hướng là nhu cầu, đòi hỏi
10
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
của khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu
biết cuộc sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó.
- Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trường sinh thái,
giá trị xã hội phải được đảm bảo.
Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định,
thiết lập tương quan lực lượng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài.
Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn
mục tiêu riêng ưu tiên cho từng giai đoạn phát triển.
a4) Xây dựng phương án
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phương án giải quyết
được xây dựng. Tìm ra các phương thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp
và công cụ cho thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đưa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức
kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự mà các tổ chức đã làm hoặc
mình đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây
dựn sáng tạo ra các phương án có kế hoạch.
Thực tế đứng trước một vấn đề có rất nhiều phương án giải quyết
khác nhau. Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phương án được
cho là khả quan để so sánh đánh giá. Thông thường nên có ba phương án
để lựa chọn, nhiều hay ít đều không tốt. Nhiều phương án sẽ dẫn tới khó
ra quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đưa ra phương án ưu việt. Trong
b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.
Để thực hiện được công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần
rất nhiều kế hoạch dưới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện
thì một doanh nghiệp thường có những loại hình doanh nghiệp sau:
b1) Kế hoạch chiến lược.
Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung
sau:
+ Quan điểm đường lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức
12
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức
+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu.
Với những kế hoạch này thường được quyết định bởi nhà quản lý, lãmh
đạo cấp cao.
b2) Chính sách.
Chính sách là những hướng dẫn quy định về tư duy và hành động
khi ra quyết định trong những hoạt động cơ bản. Một chính sách đưa ra là
để giải quyết một vấn đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất
định và là loại kế hoạch sử dụng thường xuyên. Một chính sách thường
mang những đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng như quan điểm của tổ chức. Chính
sách lương cao, chính sách tuyển dụng… là một trong nhiều chính sách
đặc trưng của một doanh nghiệp.
+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi
của tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý,
năng lực của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tượng quản lý.
+ Một chính sách đưa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất
thường xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết
kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực
hiện cho các vấn dề thường xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết
thực thi.
Một chương tình lớn thì bao gồm nhiều chương trình nhỏ, hỗ trợ
các chương trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phương thức quản
lý mới có hiệu quả cao gọi là quản lý theo chương trình mục tiêu. Phương
pháp quản lý này được phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó
phát huy tính sáng tạo và chủ động của cấp dưới.
b6) Ngân quỹ.
Là loại hình kế hoạch được lập với những nội dung về ngân sách
hoặc nội dung phi tiền tệ như: lao động bất động sản…nhưng được số hoá
14
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
cụ thể. Có nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một
số loại ngân quỹ mà các doanh nghiệp thường phải sử dụng.
- Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho
năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và được lấy từ những nguồn cụ
thể nào. Ngân quỹ tài chính bao gồm:
+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến
+ Bảng kê khai lưu lượng tiền mặt
+ Bảng cân đối
- Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch
vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ
này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lượng hàng bán ra trong tương lai
+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và
lượng tiền được phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lượng tiền mặt để chi tiêu cho những
hoạt động cụ thể.
+ Ngân quỹ đầu tư xây dựng cơ bản: Thường là rất lớn phục vu cho
nhu cầu phát triển lâu dài.
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh
Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ
chức phải như thế nào, mang những yếu tố gì?
a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang.
Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các
phòng ban , các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức .
Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:
+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo
kĩ thuật.
+ Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị
trường.
+ Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có
mối quan hệ gần gũi.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
16
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ
bộ phận trong tổ chức tương đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ
phận chịu trách nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc
mảng thị trường, khách hàng chủ yếu của thị trường, doanh nghiệp.
a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc
Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho
từng cấp quản lý từ trên xuống dưới trong tổ chức. Kết quả thu được là
một cơ cấu với một thủ trưởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít
cấp quản lý ngang hàng với nhau.
Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức
năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những người cụ thể được
xác định.
Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai
kiểm tra ai? Ai là người báo cáo… đã được xác định cụ thể rõ ràng.
định do một chủ thể đưa ra.
- Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền
cho cấp khác của tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó.
Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức được thể hiện qua sự độc
lập của những người quản lý cấp dưới trong việc ra quyết định, họ không
cần thông qua cấp trên và các bộ phận chức năng khác và các quyết định
đó có hiệu lực thi hành cao, ảnh hưởng mạnh. Nó còn thể hiện qua việc
cấp dưới được quyền ra các quyết định quan trọng đặc biệt ở những lĩnh
vực quan trọng như: nhân sự, tài chính.
Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống
nhất của tổ chức, người ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dưới được
tham gia với tư cách là nhà phân tích chuyên môn và tác động đến quyết
định, tham gia vào tổ chức và thực hiện quyết định đồng thời chịu trách
nhiệm, được uỷ quyền .
a4) Sự phối hợp.
18
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
Phối hợp các bộ phận của tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của
con người, những phân hệ và hệ thống riêng lẻ nhằm thực hiện các nhiệm
vụ của tổ chức. Bản chất là xây dựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ
truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt được sự thống nhất trong hoạt động của
các bộ phận bên trong, bên ngoài của tổ chức.Trong cơ cấu tổ chức dễ
xảy ra mâu thuẫn giữa chuyên môn hoá và tổng hợp hoá, mâu thuẫn mất
cân đối giữa kế hoạch toàn bộ tổ chức với kế hoạch các bộ phận và cá
nhân, hoạc mất cân đối về mặt cơ cấu tổ chức, quan điểm tư tưởng, mất
cân đối hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thường xuyên, xảy
ra mâu thuẫn. Vì thế công tác phối hợp là cần thiết. Cần phải xây dựng
kênh thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin.
Duy trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận,
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dưới phải phục tùng
cấp trên tôn trọng quy trình ra quyết định và thi hành theo.
- Nguyên tắc đồng bộ: Tức là đảm bảo ai có quyền có cấp đến đâu thì
chịu trách nhiệm tới đó không chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền
của nhau.
Trên đây là năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ
chức xây dựng một cơ cấu chặt chẽ rõ ràng và gọn gàng hiệu quả.
1.2.3 Lãnh đạo.
“Lãnh đạo là hoạt động quản lý mang tính định hướng về chiến
lược phát triển của tổ chức về mô hình cơ cấu tổ chức, về nhân sự trong
tổ chức”
1
.
Đó cùng là quá trình tác động lên con người theo hướng đạt được
mục tiêu của tổ chức, sự tác động đó có thể là khuyến khích động viên,
kỷ luật, thưởng phạt, đề bạt…
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
20
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
Với tư cách là một chức năng của quản lý thì lãnh đạo là quá trình
tác động tới con người để đạt được sự tuân thủ của con người đối với chủ
thẻe lãnh đạo, làm cho họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt được
mục tiêu chung của tổ chức.
Chức năng lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và dẫn dắt hành vi
của con người trong tổ chức thực hiện những mục tiêu chung đặt ra trong
kế hoạch.
a) Nội dung của lãnh đạo.
- Xác định động cơ làm việc của con người, họ hành động vì cái gì,
có thể là tổng hợp các động cơ nhưng phải tìm động cơ chủ yếu và tác
cầu để nhận biết nhu cầu của họ trong công việc và tìm ra mối liên hệ với
động cơ làm việc nhằm đưa ra biện pháp tác động tương ứng.
Tiếp theo để lãnh đạo thì nhà quản lý phải có quyền lực thực tế. Cụ
thể là quyền ra quyết định, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền
thưởng phạt, quyền kiểm tra.
Trên thực tế quyền lực thực tế chỉ có thể có được khi có quyền lực
chính thức từ vị trí vừa có ảnh hưởng từ cá nhân. Nguồn lực con người là
rất đa dạng vì vậy cần hiểu đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của mình
và của người khác để cư xử hợp lý. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây
dựng và sử dụng quyền lực của mình hiệu quả .
1.2.4 Kiểm tra.
“Kiểm tra là tổng hợp các hoạt động xem xét theo dõi, đo lường,
đánh giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của tổ
chức là hoàn thành và có kết quả cao”
1
.
Đó là chức năng tất yếu của mọi nhà quản lý, mọi cấp quản lý từ
cao cho đến cấp chuyên môn, kiểm tra được thực hiện trong tất cả quá
trình quản lý.
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
22
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
Chức năng kiểm tra cần nhiều kỹ năng và công nghệ nhưng liên
quan tới con người, nó là một chức năng khó thực hiện vì chịu nhiều áp
lực vì vậy nếu buông lỏng thì kế hoạch dễ bị lệch lạc và sai lệch. Do đó
kiểm tra đòi hỏi phải được thực hiên xuyên suốt quá trình hoạt động và
kết quả hoạt động.
Để hiểu rõ hơn nội dung kiểm tra ta tìm hiểu các nội dung sau:
a) Bản chất của kiểm tra:
chỉnh
Xây dựng
chương trình
điều chỉnh
Phát hiện nguyên
nhân sai lệch
CHUYấN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP DƯƠNG VĂN TOÀN
kiểm tra được thực hiện ngay từ đầu vào và trong quá trình sản xuất trước
để có đầu ra như mong muốn và đương nhiên đầu ra lại là kết quả kiểm
tra và cũng là mục tiêu của kiểm tra.
b) Các nguyên tắc của kiểm tra.
Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả thì cần phải phù hợp với các
nguyên tắc chung. Đó là những nguyên lý mà mọi tổ chức cần phải tuân
theo.
b1) Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm.
Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu.
Khu vực kiểm tra thiết yếu là những bộ phận, phân hệ có những
hoạt động ảnh hưởng quan trọng tới chức năng cơ cấu của tổ chức.
Điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt mà ở đó việc thu
thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện. Nếu sai lệch ở những
điểm này không được điều chỉnh kịp thời sẽ ảnh hưởng lớn tới kết quả tổ
chức.
Để xác định được điểm kiểm tra thiết yếu thì cần phải biết điểm
nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của tổ chức, ngành nào phản ánh tình trạng
không đạt mục tiêu, điểm nào mà đo lường tốt nhất sự sai lệch, điểm nào
mà nhà quản lý biết rõ hậu quả xấu thuộc về ai, tiêu chuẩn kiểm tra nào ít
tốn kém nhất mà vẫn phản ánh thông tin cần thiết.
b2) Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống.
Nguyên tắc này đòi hỏi:
Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác chú ý
+ Bầu không khia trong tổ chức, tâm lý chung của mọi người.
+ Mối quan hệ của tổ chức với tổ chức khác.
Việc quan tâm đến vấn đề này để tránh gây phản cản, nếu không
rất dễ gây tâm lý chống đối.
b6) Nguyên tắc về số lượng nhỏ các nguyên nhân.
Trước một vấn đề kết quả xảy ra thì lẽ đương nhiên là có nhiều
nguyên nhân nhưng với nguồn lực hạn chế chúng ta không thể tác động
25
Copyright: Tài liệu đại học ©