Header Page 1 of 128.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Nguyễn Thị Hải Linh

Tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ Đảng ủy khối
Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định
Luận văn Thạc sĩ Thông tin; Mã số: 60 32 24
Ngƣời hƣớng dẫn: PGS.TS. Dƣơng Văn Khảm

HÀ NỘI - 2008

luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 1 of 128.


Header Page 2 of 128.

2

MỤC LỤC
trang
PHẦN MỞ ĐẦU

03

PHẦN NỘI DUNG
CHƢƠNG 1:

CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC

20

1.3.1. Thành phần

20

1.3.2. Nội dung

26

1.3.3. Ý nghĩa của tài liệu

30

CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC
TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI

35

DÂN CHÍNH ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH
2.1. Tầm quan trọng của công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ

35

2.2. Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng
uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.

42

2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

2.3.2. Hạn chế

66

2.3.3. Nguyên nhân hạn chế

68

CHƢƠNG 3:

GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU

72

PHÔNG LƢU TRỮ ĐẢNG UỶ KHỐI DÂN CHÍNH
ĐẢNG TỈNH NAM ĐỊNH
3.1. Giải pháp về công tác tổ chức quản lý

72

3.2. Giải pháp về nghiệp vụ lƣu trữ

76

3.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

76

3.2.2. Công tác phân loại tài liệu

Header Page 4 of 128.

4

MỞ ĐẦU
1. Mục đích ý nghĩa
Nằm trong hệ thống tổ chức các cơ quan Đảng, Đảng uỷ Khối Dân
chính Đảng tỉnh Nam Định là một trong những cơ quan chịu sự lãnh đạo toàn
diện của Tỉnh uỷ Nam Định, đồng thời là cấp uỷ cấp trên trực tiếp của các tổ
chức cơ sở Đảng khối các cơ quan đảng, chính quyền, đoàn thể cấp tỉnh.
Đứng trƣớc yêu cầu của nhiệm vụ xây dựng Đảng và củng cố hệ thống chính
trị vững mạnh, Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã và đang
phát huy vai trò lãnh đạo các tổ chức cơ sở Đảng trực thuộc, nêu cao vai trò
hạt nhân chính trị, lãnh đạo cán bộ, đảng viên trong khối góp phần vào sự
nghiệp phát triển chung của tỉnh nhà.
Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, Đảng uỷ
Khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định đã sản sinh và tiếp nhận một khối
lƣợng tài liệu rất lớn, có giá trị về nhiều mặt. Khối tài liệu này là bộ phận cấu
thành nên Phông Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, thành phần của Phông
lƣu trữ Quốc gia Việt Nam.
Song hiện nay, việc tổ chức khối tài liệu này chƣa đƣợc chú ý đúng
mức, chƣa thực sự khoa học. Các nghiệp vụ cơ bản của công tác tổ chức khoa
học tài liệu lƣu trữ nhƣ: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định
giá trị tài liệu, hệ thống hoá tài liệu và xây dựng công cụ tra tìm đang còn
nhiều bất cập. Điều đó đã ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng của phông
lƣu trữ, đặc biệt là chất lƣợng phục vụ khai thác và bảo quản tài liệu. Việc tổ
chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam
Định đáp ứng yêu cầu quản lý và tra tìm đang là vấn đề bức thiết đặt ra.
Từ tình hình trên, việc nghiên cứu thực trạng và đƣa ra các giải pháp
nhằm tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng

thành phần, nội dung, ý nghĩa và các yếu tố khác.
- Trên cơ sở phân tích, đánh giá mặt thuận lợi, khó khăn, những kết quả
và tồn tại của công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối
Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, tác giả nghiên cứu đề xuất những giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.

luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 5 of 128.


Header Page 6 of 128.

6

Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này,
chúng tôi không đi vào nghiên cứu mọi mặt hoạt động của Đảng uỷ, mà chủ
yếu đi sâu nghiên cứu hoạt động công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phông
lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ năm 1983 đến nay.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đƣa ra đƣợc giải pháp tổ chức khoa học và hợp lý Phông lƣu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, tác giả có nhiệm vụ nghiên
cứu sâu sắc lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử Phông lƣu trữ Đảng uỷ
khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định. Nghiên cứu thực trạng tài liệu của
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh về thành phần, nội dung, tình trạng vật lý;
nghiên cứu các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu; giới hạn phông,
nguồn nộp lƣu; công tác thu thập tài liệu, phân loại, hệ thống hoá và xây dựng
công cụ tra tìm...
5. Lịch sử nghiên cứu
Tổ chức khoa học tài liệu là nội dung cơ bản của công tác lƣu trữ, vì
vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của nhiều tác giả, của các cấp, các ngành.

Nhìn chung, các công trình nói trên đã nêu lên đƣợc tầm quan trọng,
thực trạng và đề xuất một số giải pháp, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả
công tác tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ phù hợp với các đối tƣợng mà các
tác giả nghiên cứu. Tuy nhiên, cho đến nay chƣa có công trình nào nghiên cứu
chính diện "Tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính
Đảng tỉnh Nam Định". Vì vậy đề tài mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn không
có sự trùng lặp với bất cứ công trình nào đã có trƣớc đó.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Thực hiện đề tài này chúng tôi đã dựa vào các nguồn tƣ liệu, tài liệu
tham khảo chủ yếu sau:
- Hệ thống các văn bản của Đảng, Nhà nƣớc ban hành chỉ đạo, hƣớng
dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ.
- Các giáo trình và sách lý luận về công tác lƣu trữ, công tác tổ chức
khoa học tài liệu.
- Các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành: Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ
Việt Nam, Tạp chí Cộng sản Việt Nam.
- Các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận, báo cáo khoa
học của sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học và quản trị văn phòng.

luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 7 of 128.


Header Page 8 of 128.

8

- Hệ thống các văn bản, hồ sơ, mục lục hồ sơ Phông lƣu trữ Đảng uỷ
khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định hiện đang đƣợc lƣu trữ tại Kho lƣu trữ
Tỉnh uỷ Nam Định; các hồ sơ, tài liệu cụ thể ngay tại cơ quan Đảng uỷ khối
Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.

9

tác tổ chức khoa học tài liệu ở một phông lƣu trữ cụ thể là Phông lƣu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định từ thu thập tài liệu, xác định
giá trị, phƣơng án phân loại, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu đƣợc khoa
học đáp ứng nhu cầu thực tiễn đặt ra, tạo điều kiện thuận lợi cho việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tra tìm.
Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo trong tổ chức khoa học
tài liệu phông lƣu trữ các đảng uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, Đảng uỷ khối Dân
Chính Đảng các tỉnh thành trong cả nƣớc. Ngoài ra kết quả nghiên cứu của đề
tài còn giúp cho việc tổng kết rút kinh nghiệm để bổ sung điều chỉnh kịp thời
những vƣớng mắc trong quá trình tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ quan
lƣu trữ Đảng.
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, thƣ mục tài liệu tham khảo, phụ lục, luận
văn đƣợc chia thành 3 chƣơng:
Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội
dung tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
Chƣơng này giới thiệu khái quát về lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức của Đảng uỷ cũng nhƣ thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài
liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lƣu trữ
Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.
Đây là chƣơng chính của luận văn, trình bày tầm quan trọng của công
tác tổ chức khoa học tài liệu và tình hình thực tế công tác tổ chức khoa học tài
liệu của Đảng uỷ từ khâu thu thập, bổ sung; phân loại; xác định giá trị đến hệ
thống hoá, tổ chức công cụ tra tìm, từ đó có những nhận xét về ƣu điểm,
nhƣợc điểm và phân tích nguyên nhân hạn chế tồn tại.
Chương 3: Giải pháp, kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa
học tài liệu Phông lƣu trữ Đảng uỷ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định.

luận văn đã giúp đỡ, góp ý cũng nhƣ tạo mọi điều kiện để tôi thực hiện đề tài.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS, TS Dƣơng Văn Khảm,
ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã giúp tôi tổ chức thực hiện đề tài.

luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 10 of 128.


Header Page 11 of 128.

11
TÀI LIỆU THAM KHẢO
---

1.

Báo cáo số 22-BC/ĐU ngày 10/01/1958 của Ban Chấp hành Đảng bộ
Căn cứ tỉnh về tình hình công tác từ khi thành lập đến nay. Hồ sơ 140,
phông số 01, Kho Lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.

2.

Báo cáo số 29-BC/VPTUNĐ ngày 18/4/2007 của Văn phòng Tỉnh uỷ
Nam Định về công tác văn thƣ lƣu trữ từ tháng 6-2005 đến tháng 42007. Hồ sơ lƣu trữ hiện hành, Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định.

3.

Báo cáo số 42-BC/VPTUNĐ ngày 17/01/2008 của Văn phòng Tỉnh uỷ
Nam Định tổng kết 20 năm thực hiện Quyết định 20 của Ban Bí thƣ về
Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hồ sơ lƣu trữ hiện hành, Văn
phòng Tỉnh uỷ Nam Định.


Header Page 12 of 128.

8.

12

Nguyễn Thuỳ Diễm (2007), Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Uỷ
ban nhân dân huyện Cát Hải - Hải Phòng - Thực trạng và giải pháp,
Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng,
LV 288.

9.

Nguyễn Quốc Dũng, Tổ chức khoa học Kho lưu trữ Trung ương Đảng,
thực trạng và kinh nghiệm Tạp chí Dấu ấn thời gian. Số 3 năm 2006, tr
15-18

10. Điều lệ Đảng cộng sản Việt Nam. Nhà xuất bản chính trị quốc gia, Hà
Nội, 2006
11. Phạm Thị Hà, Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tỉnh uỷ Hà Tĩnh,
Khoá luận tốt nghiệp tại chức, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng, TC 40
12. Trịnh Thị Hà (2006), Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc
Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc
sỹ, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, LA 43.
13. Nguyễn Văn Hàm, Nhập chia đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố và
việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các địa phương, Tạp chí Lƣu trữ
Việt Nam tháng 9-1995
14. Nguyễn Thị Hồng Hạnh (2004), Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ

thông tin, Hà Nội, 2006
22. Nguyễn Thu Loan (2004), Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bản đồ địa
chính tại Sở Tài nguyên môi trường và nhà đất Hà Nội, Khoá luận tốt
nghiệp, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng, LV 142
23. Nguyễn Thị Nga, Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Tỉnh uỷ Nghệ
An Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng, LV 93
24. Nghị quyết số 82-NQ/TU ngày 25/3/1963 của Tỉnh uỷ Nam Định về việc
tách Đảng bộ cơ quan Dân Chính Đảng. Hồ sơ 25, phông số 01, mục lục
số 03, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
25. TS. Nguyễn Lệ Nhung, Vài nét về việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Đảng với yêu cầu xây dựng nguồn sử liệu cho nghiên cứu lịch sử, Tạp
chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 1, 2007, trang 12-14.
26. Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và các văn bản hướng dẫn thi hành , Nhà
xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà nội, 2004.

luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 13 of 128.


Header Page 14 of 128.

14

27. Quy chế 01-ĐUK ngày 07/12/2005 của Đảng bộ khối Dân Chính Đảng
tỉnh Nam Định, về quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ khối
khoá II, nhiệm kỳ 2005-2010. Hồ sơ hiện hành, Đảng uỷ Khối Dân
Chính Đảng tỉnh Nam Định.
28. Quy định số 422-QĐ/VPTW (15-12-1984) về nhiệm vụ và tổ chức kho
lƣu trữ tài liệu của Đảng ở các địa phƣơng, Hồ sơ 468, Phông số 03, Kho
lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.

04, mục lục số 01, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
36. Quyết định số 340-QĐ/TU ngày 06/3/2000 của Tỉnh uỷ Nam Định về
việc giải thể Đảng bộ khối cơ quan tỉnh Nam Định, Hồ sơ 113, phông số
05, mục lục số 01, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
37. 36 Quyết định số 341-QĐ/TU ngày 07/3/2000 của Tỉnh uỷ Nam Định về
việc thành lập Đảng bộ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định, Hồ sơ
113, Phông số 05, mục lục số 01, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
38. Quyết định số 345-QĐ/TU ngày 10/3/2000 của Tỉnh uỷ Nam Định về
chức năng, nhiệm vụ của Đảng bộ khối Dân Chính Đảng tỉnh Nam Định,
Hồ sơ 113, phông số 05, mục lục số 01, Kho lƣu trữ Tỉnh uỷ Nam Định.
39. Vƣơng Đình Quyền và các tác giả, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ,
Nhà xuất bản Đại học và trung học chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990
40. PGS Vƣơng Đình Quyền "Tài liệu lưu trữ" một thuật ngữ lưu trữ cần
được hiểu và định nghĩa chính xác. Tạp chí Dấu ấn thời gian, Số 3 năm
2006
41. Dƣơng Thị Quế (2002) Tổ chức khoa học tài liệu tại trường Đại học
khoa học xã hội và nhân văn, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn
phòng, LV 98
42. Thông báo 128-TB/TW ngày 22-4-1998 của Bộ Chính trị, về việc tăng
cƣờng chỉ đạo thực hiện Quyết định 20 của Ban Bí thƣ Trung ƣơng khoá
VI về Phông lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Hồ sơ hiện hành, lƣu trữ
Văn phòng Tỉnh uỷ Nam Định.
43. Văn phòng Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam Việt
Nam, Văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn phòng các cấp uỷ địa
phương, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2001

luan van thac si - luan van kinh te - khoa luan - tai lieu -Footer Page 15 of 128.


Header Page 16 of 128.