TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ - TÀI CHÍNH VĨNH LONG ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CƠ SỞ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÁC
DOANH NGHỆP NHỎ VÀ VỪA
TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VĨNH LONG Thực hiện:

Ths. Lê Hoàng Phúc (chủ nhiệm)

1.2.1. Tiêu chí xác định doanh nghiệp nhỏ và vừa 6

1.2.2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2.3. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp 7

1.2.4. Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

7

1.2.5. Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán tại doanh
nghiệp nhỏ và vừa
7

1.2.5.1. Đối tượng sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp và tác
động của thuế
8

1.2.5.2. Sự phát triển của công nghệ thông tin 9

1.2.5.3. Nhận thức của chủ doanh nghiệp 9

1.2.5.4. Trình độ của nhân viên kế toán 9

1.2.5.5. Chi phí 9

1.3. Nội dung tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa 10

1.3.1. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán. 10

15

1.3.4.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính

15

1.3.4.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính 15

1.3.4.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai báo cáo tài chính 16

1.3.5. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản 16

1.3.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản 17

1.3.7. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán 17

1.3.7.1. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán. 17

1.3.7.2. Thực hiện thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. 18

1.3.8. Tổ chức Tin học hóa công tác kế toán 19

1.3.9. Tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán 19

1.3.9.1. Tổ chức bộ máy kế toán 19

1.3.9.2. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán 20


Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.30

2.2.5. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, kiểm kê tài sản 32

2.2.6. Tổ chức tin học hóa công tác kế toán 33

2.2.7. Tổ chức bộ máy kế toán 34

2.2.8. Tổ chức thực hiện kê khai và quyết toán thuế 36

2.3. Ưu điểm, hạn chế và vướng mắc trong tổ chức và thực hiện công tác
kế toán tại doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long
37

2.3.1. Ưu điểm 37

2.3.2. Hạn chế 38

2.3.3. Khó khăn, vướng mắc 39

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC HẠN CHẾ, NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP
NHỎ VÀ VỪA TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ VĨNH LONG

41

3.1. Quan điểm và mục tiêu 41

3.2.1.7. Đối với Tổ chức thực hiện kê khai và quyết toán thuế 45

3.2.2. Giải pháp cải tiến chất lượng công tác kế toán 47

3.2.2.1. Xây dựng danh mục hệ thống chứng từ sử dụng tại DN 47

3.2.2.2. Xây dựng danh mục hệ thống sổ sách áp dụng tại DN 48

3.2.2.3. Xây dựng quy trình thực hiện luân chuyển chứng từ, ghi chép
sổ sách các nghiệp vụ chủ yếu
49

3.2.2.4.Thực hiện các công việc trước khi khóa sổ, lập báo cáo tài chính
49

3.2.2.5. Xây dựng bộ máy kế toán và mô tả công việc
51

3.2.3. Một số đề xuất, khuyến nghị 53

KẾT LUẬN 55

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DN : Doanh nghiệp
TNDN : Thu nhập doanh nghiệp
TP : Thành phố
IASB : Hội đồng Chuẩn mực kế toán quốc tế
nghiệp nhỏ và vừa dần trở thành xương sống của nền kinh tế tỉnh nhà, đồng thời ngày
càng đóng vai trò quan trọng trong giải quyết việc làm cho người lao động, giúp huy
động các nguồn lực xã hội cho đầu tư phát triển (Nguyễn Đào Duy Tài, 2012). Trong
khi đó, lãnh đạo DN nhỏ và vừa ở Vĩnh Long được đánh giá là còn hạn chế về năng
lực quản lý doanh nghiệp (TTXVN, 2011). Nâng cao năng lực quản lý tài chính, kế
toán tại các DN nhỏ và vừa là một nội dung trong giải pháp phát triển DN nhỏ và vừa
không chỉ riêng của tỉnh Vĩnh Long hiện nay.
Theo một kết quả khảo sát sơ bộ của chúng tôi về tổ chức, thực hiện công tác
kế toán tại 05 DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP.Vĩnh Long tháng 02/2013 thì: Tại 02/05
DN, chứng từ không được lãnh đạo phê duyệt trước khi sử dụng mà do các bộ phận tự
thiết kế khi có nhu cầu; 02/05 DN ghi nhận doanh thu bán hàng khi xuất hóa đơn hoặc
khi thu được tiền mà không căn cứ vào điều kiện chuyển giao rủi ro, lợi ích hoặc
quyền quản lý hàng hóa; 03/05 DN gặp vướng mắc trong hạch toán chi phí không
được tính trừ khi hạch toán thuế TNDN v.v Những hạn chế, vướng mắc nêu trên sẽ
ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán, vì vậy, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý
tài chính và các quyết định quản trị.
2

Một số nghiên cứu gần đây về kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa đã hệ thống
được nhiều vấn đề về tổ chức công tác kế toán, đánh giá được những hạn chế nhất
định trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nghiên cứu của
Nguyễn Thị Huyền Trâm (2008) đã tổng kết một số vấn đề lý luận, đánh giá thực
trạng tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam nói chung. Đề tài
nghiên cứu khoa học cấp trường của Hồ Thiện Quyền (2009) đề ra những cải tiến
trong tổ chức công tác kế toán tại một doanh nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, nghiên cứu của
Nguyễn Thị Huyền Trâm (2008) có phạm vi nghiên cứu là doanh nghiệp nhỏ và vừa ở
Việt Nam nói chung trong khi cỡ mẫu khảo sát khá nhỏ (30 doanh nghiệp). Đề tài
nghiên cứu khoa học cấp trường của Hồ Thiện Quyền (2009) chưa chỉ ra những hạn
chế và vướng mắc cụ thể đối với doanh nghiệp để làm cơ sở đề xuất giải pháp khắc
phục. Trong thời gian gần đây, chưa có một nghiên cứu cụ thể nào về thực trạng tổ

Điều tra 90 DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long. Thực hiện các nội
dung thống kê mô tả kết quả điều tra bằng công cụ SPSS (16.0). Căn cứ kết quả thống
kê mô tả (tỷ lệ, mức độ của các thành phần thuộc nội dung cần đánh giá), tiến hành
đối chiếu với các quy định, yêu cầu để mô tả, đánh giá về ưu điểm, hạn chế và vướng
mắc trong tổ chức và thực hiện công tác kế toán.
- Phương pháp phỏng vấn
Phỏng vấn trực tiếp chủ DN, kế toán trưởng, nhân viên kế toán tại DN để thu
thập thông tin. Đối chiếu kết quả trả lời với các quy định, yêu cầu để làm rõ, chứng
thực, nhận diện các hạn chế, khó khăn hoặc vướng mắc.

4. Nội dung và phạm vi nghiên cứu
Nội dung nghiên cứu bao gồm:
- Quy định về tổ chức công tác kế toán DN nhỏ và vừa;
- Thực trạng tổ chức, thực hiện công tác kế toán DN nhỏ và vừa;
- Xây dựng giải pháp khắc phục hạn chế; giải pháp tháo gỡ vướng mắc; giải
pháp cải tiến, nâng cao chất lượng tổ chức tổ chức, thực hiện công tác kế toán DN nhỏ
và vừa.
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán tại DN nhỏ và vừa; giới hạn
trong địa bàn TP. Vĩnh Long.

4

5. Sản phẩm của đề tài và lợi ích mang lại
Sản phẩm của đề tài
Sản phẩm của đề tài là một hệ thống các giải pháp khắc phục hạn chế, tháo gỡ
vướng mắc, cải thiện, nâng cao chất lượng tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại
các DN nhỏ và vừa trên địa bàn TP. Vĩnh Long, có cơ sở khoa học, cụ thể, khả thi.
Lợi ích mang lại
+ Các trường Đại học, CĐ: Bổ sung tài liệu giảng dạy, học tập có ý nghĩa khoa
học và thực tiễn trong giảng dạy và học tập kế toán DN nhỏ và vừa

các yêu cầu. Theo Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO), chất lượng là khả năng
của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các
yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan (ISO, DIS 9000:2000). Nhìn chung,
“chất lượng”là tập hợp các đặc tính để đáp ứng các yêu cầu.
Công tác kế toán doanh nghiệp là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, và cung cấp
thông tin kinh tế - tài chính của doanh nghiệp. Nhiệm vụ quan trọng của công tác kế
toán doanh nghiệp là thu thập, xử lý thông tin, cung cấp số liệu kế toán về các đối
tượng và nội dung kế toán, theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán
(Bộ Tài chính, 2009). Theo Khuôn mẫu lý thuyết về báo cáo tài chính, các đặc điểm
chất lượng của thông tin kế toán bao gồm: thích hợp, trung thực, có thể so sánh, có
thể kiểm chứng, kịp thời và dễ hiểu (IASB, 2010). Theo Chuẩn mực kế toán Việt
Nam số 01 (VAS 1), các yêu cầu kế toán bao gồm: trung thực, khách quan, đầy đủ,
kịp thời, dễ hiểu, có thể so sánh (Bộ Tài chính, 2002).
Như vậy, chất lượng công tác kế toán doanh nghiệp thể hiện mức độ đáp ứng
yêu cầu tuân thủ quy định của chuẩn mực, chế độ kế toán trong thu thập, xử lý thông
tin, cung cấp số liệu kế toán, đồng thời đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin kế toán
thích hợp, trung thực, đầy đủ, kịp thời và dễ hiểu.
Có nhiều nhân tố tác động đến chất lượng công tác kế toán trong một doanh
nghiệp, trong đó nhân tố tác động trực tiếp là hiệu quả tổ chức và thực hiện công tác
kế toán tại doanh nghiệp. Bởi vì, việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại
6

doanh nghiệp giúp cho việc cung cấp thông tin thích hợp, đầy đủ, phản ánh kịp thời
tình hình biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, đồng thời giúp cho
việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh doanh (Bộ Tài chính,
2009). Việc tổ chức công tác kế toán, bao gồm tổ chức và và vận dụng chứng từ, sổ
sách, tài khoản, báo cáo kế toán trong doanh nghiệp cũng thể hiện mức độ tuân thủ
quy định của Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán.
Như vậy, Tổ chức công tác kế toán nói chung và tại các doanh nghiệp nhỏ và
vừa nói riêng là một nhân tố quan trọng, có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng

sản
10 người trở
xuống
20 tỷ đ
ồng
trở xuống

Từ trên 10
người đến
200 người

Từ trên 20
tỷ đồng đ
ến
100 tỷ đồng

T
ừ trên 200
người đến
300 người

II. Công nghi
ệp
và xây dựng
10 người trở
xuống
20 tỷ đ
ồng
trở xuống


Từ trên 50
người đến
100 người

Nguồn: Chính phủ, 2009, Nghị định số 56/2009/NĐ-CP ngày 30/6/2009.
7

1.2.2. Khái niệm tổ chức công tác kế toán trong DN nhỏ và vừa
Tổ chức công tác kế toán là việc tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế
độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh,
tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán,
cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán (Bộ Tài chính,
2009). Nói cách khác, tổ chức công tác kế toán là việc bố trí sắp xếp những công
việc mà kế toán phải thực hiện, phương pháp mà kế toán phải áp dụng nhằm để đạt
được các nhiệm vụ, yêu cầu của kế toán trong đơn vị.
1.2.3. Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán trong DN nhỏ và vừa
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại DN giúp cho việc cung
cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, phản ánh kịp thời tình hình biến động của tài sản,
doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động kinh doanh, qua đó làm giảm bớt khối lượng
công tác kế toán trùng lắp, tiết kiệm chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm
soát tài sản, nguồn vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế …
Việc tổ chức công tác kế toán khoa học và hợp lý tại DN không những đảm
bảo cho việc thu nhận, hệ thống hoá thông tin kế toán đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy
phục vụ cho công tác quản lý kinh tế, tài chính mà còn giúp DN quản lý chặt chẽ tài
sản của DN, ngăn ngừa những hành vi làm tổn hại đến tài sản của DN.
1.2.4. Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức công tác kế toán trong DN nhỏ và vừa
Việc tổ chức công tác kế toán trong DN cần đảm bảo các nguyên tắc và yêu
cầu sau (Bộ Tài chính, 2009):
- Đảm bảo thu nhận và hệ thống hoá thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế -
tài chính ở DN nhằm cung cấp thông tin kế toán đáng tin cậy phục vụ cho công tác

các đối tương này. Đối với DN nhỏ và vừa, đối tượng sử dụng thông tin chủ yếu
thường là nhà quản lý DN và cơ quan thuế (thông tin kế toán phục vụ cho mục đích
báo cáo thuế) (Trần Đình Khôi Nguyên, 2010).
Để phục vụ cho hai đối tượng sử dụng thông tin trên, tổ chức công tác kế toán
của DN nhỏ và vừa thường đơn giản, ít quan tâm đến việc thực hiện đầy đủ các
chuẩn mực và chế độ. Công việc ghi nhận và đo lường kế toán thường dựa trên
cơ sở quy định của thuế, dẫn đến không có sự khác biệt giữa lợi nhuận kế toán
và thuế. Nhận thức đó đã ăn sâu và tác động rất lớn vào hành vi của người làm
kế toán, dù những cải cách gần đây đã thay đổi tác động của thuế với kế toán.
Tuy nhiên, trong nền kinh tế thị trường,
c
hính quan hệ về pháp lý và quan hệ
kinh tế đa dạng giữa các chủ thể đã làm nảy sinh sự ràng buộc lẫn nhau về nhu cầu
thông tin
,
thông tin kế toán ngày càng ưu tiên phản ánh theo hướng khả năng sinh lợi
9

của doanh nghiệp, hiệu quả quản lý vốn đầu tư, đánh giá dòng tiền và khả năng thanh
toán Việc tổ chức công tác kế toán và áp dụng chế độ kế toán DN, vì vậy, cũng
phải được thực hiện đủ để đáp ứng yêu cầu công bố thông tin rộng rãi ra bên ngoài
cho chủ nợ, người cho vay
1.2.5.2. Sự phát triển của công nghệ thông tin
Hiện nay, việc đưa tin học vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối
phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và
cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động
của bộ máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế
toán (Nguyễn Ngọc Dung, 2009).
1.2.5.3. Nhận thức của chủ doanh nghiệp
Kế toán được xem là một công cụ của người quản lý để kiểm tra, giám sát mọi

- Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
- Tổ chức tin học hóa công tác kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán
Nội dung tổ chức công tác kế toán DN nhỏ và vừa trình bày dưới đây căn cứ
vào Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán hiện hành và Chế độ kế toán
DN nhỏ và vừa.
1.3.1. Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán.
1.3.1.1. Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán.
Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
DN đều phải tổ chức lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần
cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ,
kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế
toán chưa quy định mẫu thì DN được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ
các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên
chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải
dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch
chéo; chứng từ bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào
chứng từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp
phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung
các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do DN lập để giao dịch với tổ chức, cá
nhân bên ngoài DN thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của DN.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán
phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
11

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải
ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ
ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký
trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký.


hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập hoá
đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán. Trường hợp bảng kê bán lẻ
hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để
lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định.
DN khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ có quyền yêu
cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá đơn bán hàng cho mình
để sử dụng và lưu trữ theo quy định, đồng thời có trách nhiệm kiểm tra nội dung các
chỉ tiêu ghi trên hoá đơn và từ chối không nhận hoá đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi
chênh lệch giá trị với liên hoá đơn lưu của bên bán.
DN tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản
trước khi thực hiện. DN được tự in hoá đơn phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức
nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi lần in hoá đơn
hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
1.3.1.4. Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế
toán.
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán.
Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở DN, kế
toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với
từng loại nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận trong DN, xác
định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến
việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán.
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính trung
thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số
liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất
lượng công tác kế toán tại DN.
1.3.1.5. Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo
tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

kinh tế – tài chính phản ánh trong chứng từ và thực hiện việc ghi chép hạch toán
được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt
động sản xuất kinh doanh của DN.
Để đảm bảo việc luân chuyển chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác
định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong DN nhằm giảm bớt
những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian.
1.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán.
1.3.2.1. Lựa chọn áp dụng hệ thống tài khoản kế toán.
14

DN phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán, kể cả mã số và
tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính ban hành, DN căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của DN mình cũng như đặc điểm sản
xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán
phù hợp, cần thiết để hình thành một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
1.3.2.2. Cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán.
Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, DN được cụ thể hoá, bổ sung thêm tài
khoản cấp 3, cấp 4, … nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp
hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng.
DN được đề nghị bổ sung tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các tài khoản
trong hệ thống tài khoản kế toán DN chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có
phát sinh của DN và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài chính chấp thuận bằng
văn bản.
Việc cụ thể hoá hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ
thống hoá đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh trong DN, phù hợp với những quy định thống nhất của Nhà nước và
các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên, phù hợp với đặc
điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế của DN, đáp
ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả mãn nhu cầu thông tin cho các

1.3.4. Tổ chức thực hiện chế độ báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
1.3.4.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về báo cáo tài chính.
Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để
tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh
doanh của DN. DN phải lập các báo cáo tài chính gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Bản thuyết minh
báo cáo tài chính.
DN phải chấp hành đúng qui định về các mẫu, nội dung, phương pháp tính
toán, trình bày, thời gian lập và nộp báo cáo tài chính theo quy định của chuẩn mực
và các chế độ kế toán hiện hành.
DN được bổ sung, cụ thể hoá: Báo cáo kế toán quản trị; Bổ sung các chỉ tiêu
cần giải thích trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính; Các chỉ tiêu báo cáo theo quy
định nếu DN không có số liệu thì không phải báo cáo.
1.3.4.2. Tổ chức lập báo cáo tài chính.
DN phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán năm. Ngoài báo cáo tài
chính năm DN Nhà nước còn phải lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ kế toán quý; DN
bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt
16

hoạt động, phá sản phải lập báo cáo tài chính tại thời điểm chia, tách, hợp nhất,
chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản.
Việc lập báo cáo tài chính phải căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. DN
có các đơn vị kế toán cấp cơ sở hoặc có công ty con thì ngoài việc phải lập báo cáo
tài chính của DN đó còn phải lập báo cáo tài chính tổng hợp hoặc báo cáo tài chính
hợp nhất vào cuối kỳ kế toán năm dựa trên báo cáo tài chính của các đơn vị kế toán
cấp cơ sở, hoặc công ty con theo quy định của Bộ Tài chính.
Báo cáo tài chính phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất
quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp báo cáo tài chính trình bày khác nhau giữa các
kỳ kế toán thì phải thuyết minh rõ lý do.
Báo cáo tài chính phải được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo

của luật pháp, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với các cơ quan có
thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán; trường hợp không đồng ý với kết luận của
cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của
pháp luật.
1.3.6. Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản.
Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá
chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra,
đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
DN phải tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:
- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính.
- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc
bán, khoán, cho thuê DN.
- Chuyển đổi hình thức sở hữu DN.
- Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác.
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền và
các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Sau khi kiểm kê tài sản, DN phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán,
DN phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế
toán trước khi lập báo cáo tài chính.
Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản.
Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả
kiểm kê.
1.3.7. Tổ chức thực hiện chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
1.3.7.1. Tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán.
Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán và người làm kế toán bảo quản đầy
đủ, an toàn trong quá trình sử dụng.
18

Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp

trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn
do người đại diện theo pháp luật của DN quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý
nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao
19

cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình
thức khác.
1.3.8. Tổ chức Tin học hóa công tác kế toán
Tin học hóa công tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung
cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ
máy kế toán, tạo cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Khi tổ chức tin học hóa công tác kế toán, DN cần chú ý một số số đặc điểm
của quá trình này:
- Doanh nghiệp có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của
nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào
cho phù hợp.
- Cần thiết lập hệ thống mã hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán chi tiết
thống nhất cho toàn doanh nghiệp.
- Chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ
gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng
tính ). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ
liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp.
- Khi đã có cơ sở dữ liệu, khả năng truy xuất được của tất cả các loại phần
mềm ứng dụng là rất khả quan. Các báo biểu kế toán như: bảng kê, chứng từ ghi sổ,
sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ
dàng. Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế toán quản trị cũng có thể ứng
dụng khả năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cùng, cần phải chú ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghiệp
vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, việc phân công và phối hợp công tác giữa
các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong

1.3.9.3. Bố trí người làm kế toán:
Bố trí người làm kế toán là công việc đầu tiên, hết sức cần thiết để tổ chức
công tác kế toán. Theo quy định của Luật kế toán, khi thành lập đơn vị kế toán có
trách nhiệm bố trí người làm kế toán theo đúng tiêu chuẩn, điều kiện quy định.
Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kế toán thì phải thuê làm kế toán.
Tiêu chuẩn của người làm kế toán:
- Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp
hành pháp luật.
- Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán.
Những người không được làm kế toán:
Luật kế toán quy định những đối tượng sau đây không được làm kế toán:
- Người chưa thành niên; người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự;
người đang phải đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh hoặc bị quản chế hành
chính.