Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
LỜI MỞ ĐẦU
Nhân sự là chìa khóa thành công của mọi doanh nghiệp. Đúng như vậy,
hiện nay các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phải tăng cường tối đa
hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình và tìm mọi biện pháp quản
lý để thực hiện nó một cách nhanh nhất. Nhưng, trên thực tế khi thực hiện các
biện pháp đó lại thiếu đi một vấn đề quan trọng đó là “con người”. Theo thống
kê phần lớn các DN nhỏ và vừa đều chưa có kỹ năng quản trị nhân lực và đặc
biệt chưa có công cụ để quản lý.
Ngày nay, chúng ta đang sống trong thế giới của công nghệ thông tin.
Tin học đã đi vào tất cả các “ngõ ngách” của đời sống xã hội, từ những công
việc đơn giản như giải một bài toán thuần tuý đến những vấn đề phức tạp như
việc áp dụng tin học trong công nghệ viễn thông hay trong nghiên cứu vũ trụ…
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã và đang đem lại nhiều lợi
ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ dữ liệu đến việc tìm kiếm thông
tin, lên các báo cáo…giúp cho công tác quản lý đựơc thực hiện một cách dễ
dàng hơn.
Qua quá trình thực tập tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp
FAST, em đã nhận thấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin
quản lý nhân sự cho công ty nhằm mục đích tối ưu hơn trong công tác quản lý
nhân viên của công ty. Chính vì thế em đã quyết định chọn đề tài “Phân tích,
thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý
doanh nghiệp FAST”.
Trong suốt thời gian thực tập, em đã được Ban giám đốc, các anh chị
trưởng, phó phòng và các cán bộ công nhân viên tận tình giúp đỡ để em từng
bước thực hiện bài báo cáo này. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô – T.S
Trần Thị Song Minh đã tạo điều kiện giúp đỡ em được thực tập tại công ty và
hoàn thành bài báo cáo này. Trong quá trình thực hiện, chắc chắn em không
thể tránh được những thiếu sót do chủ quan hoặc do hạn chế từ phía công ty.
Em mong cô thông cảm và giúp đỡ em.
Một lần nữa em xin cảm ơn cô T.S Trần Thị Song Minh – người trực

• Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học,
điện, điện tử);
• Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ;
• Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm
quản lý doanh nghiệp.
1.1.1. Chức năng nhiệm vụ
Công việc của FAST đó là phát triển và cung cấp các công cụ hiện đại
trong quản lý tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp
FAST đặt ra mục tiêu là đạt được và giữ vững vị trí số 1 về cung cấp
giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam.
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A 2
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
"Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt" là phương châm kinh doanh của
FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Fast chỉ kinh doanh chuyên sâu trong
lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp. Với sự chuyên sâu này
FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt
hơn.
1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A 3
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A 4
Văn
phòng đại
diện Đà
Nẵng
Văn
phòng đại
diện Đà

toán
Văn phòng và kế
toán
Phòng Lập trình
ứng dụng
Phòng Lập trình
ứng dụng
Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh
Phòng Tư vấn và
hỗ trợ khách hàng
Phòng Tư vấn và
hỗ trợ khách hàng
Phòng Tư vấn
thiết kế
Phòng Tư vấn
thiết kế
Phòng
tổng
hợp
Phòng
tổng
hợp
Sơ đồ tổ chức của công ty FAST
Sơ đồ tổ chức của công ty FAST
Phòng
Nghiên
cứu và
phát
triển sản

Chức năng chính của phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm là nghiên
cứu và phát triển sản phẩm mới, hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản
phẩm theo yêu cầu đặc thù của khách hàng.
Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm bao gồm trưởng phòng, phó
phòng, nhân viên phụ trách nghiệp vụ, nhân viên phụ trách sản phẩm và lập
trình viên.
Các chi nhánh của công ty:
Chức năng của các chi nhánh là kinh doanh các sản phẩm và dịch vụ
trọn gói của công ty. Các chi nhánh của công ty bao gồm chi nhánh Hà Nội
(FHN), chi nhánh Hồ Chí Minh (FSG), và chi nhánh Đà Nẵng (FĐN).
Mô hình tổ chức của các chi nhánh bao gồm Giám đốc chi nhánh, phòng
Tổng hợp, phòng Kinh doanh, phòng Tư vấn ứng dụng, phòng Lập trình ứng
dụng, phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng, phòng Kế toán, phòng Hành chính,
Ban Cố vấn dự án, Ban Văn thể xã hội và công đoàn.
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A 5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
Giám đốc chi nhánh:
Chức năng chính của Giám đốc chi nhánh là điều hành, tổ chức thực
hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra, xây dựng các quy định, chế độ chính sách,
chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán. Ngoài
ra Giám đốc chi nhánh còn tham gia vào xác định chiến lược của công ty và
lập kế hoạch từng năm cho chi nhánh.
Phòng Tổng hợp:
Chức năng chính của phòng Tổng hợp là xây dựng các quy trình sản
xuất kinh doanh trong công ty, xây dựng mô tả chức năng nhiệm vụ của các vị
trí công việc trong công ty. Phòng Tổng hợp còn xây dựng các phương án, tổ
chức và thực hiện đào tạo, kiểm tra đánh giá và tuyển dụng nhân viên cho chi
nhánh.
Phòng Tổng hợp bao gồm trưởng phòng và từ một đến hai nhân viên.
Trong trường hợp chỉ có một cán bộ phụ trách về tổ chức và đào tạo thì sẽ

thử nghiệm và khảo sát cũng như hỗ trợ cho các nhóm khác khi hợp đồng gặp
khó khăn trong quá trình thực hiện. Tùy theo đặc thù, các nhóm tư vấn có thể
chia theo các sản phẩm quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP), quản trị nguồn
nhân lực (HRM), kế toán doanh nghiệp (Accounting)
Phòng lập trình ứng dụng:
Chức năng chính của phòng Lập trình ứng dụng là lập trình theo yêu cầu
cho các hợp đồng, tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết
bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát – bán hàng. Phòng Lập trình
ứng dụng còn hỗ trợ phòng Triển khai hợp đồng thực hiện hợp đồng trong việc
sửa đổi theo yêu cầu đặc thù và bảo hành chương trình sửa đổi.
Phòng Lập trình ứng dụng bao gồm trưởng phòng, lập trình viên, cán bộ
tư vấn nghiệp vụ (hỗ trợ nghiệp vụ cho các lập trình viên và nhân viên kiểm tra
chương trình).
Phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng:
Chức năng chính của phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng là hỗ trợ
khách hàng sử dụng chương trình và bảo hành sản phẩm.
Phòng Tư vấn và Hỗ trợ khách hàng bao gồm trưởng phòng, cán bộ hỗ
trợ qua điện thoại và cán bộ bảo hành.
Phòng Kế toán:
Chức năng chính của phòng Kế toán là kế toán và thu hồi công nợ.
Phòng Kế toán bao gồm kế toán trưởng, kế toán công nợ phải thu và thủ quỹ
(do một nhân viên kiêm nhiệm).
Phòng hành chính:
Chức năng của phòng Hành chính là thực hiện công việc văn phòng,
trực tổng đài, lễ tân, lái xe và tạp vụ. Phòng Hành chính bao gồm trưởng
phòng, nhân viên văn phòng, lái xe và nhân viên tạp vụ.
Ban cố vấn dự án:
Chức năng của Ban cố vấn dự án là xem xét và đưa ra các giải pháp cho
các dự án khi bắt đầu và khi gặp khó khăn, định kỳ hàng tuần hoặc khi có yêu
cầu sẽ tổ chức xem xét và đưa ra giải pháp giải quyết các vướng mắc của các

FDN
12%
FSG
28%
FHN Số nhân viên ở Hà Nội
FSG Số nhân viên ở Sài Gòn
FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng
FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A 8
Bỏo cỏo thc tp tt nghip GVHD: TS.Trn Th Song Minh
- Phõn b nhõn viờn theo cỏc phũng ban chc nng:
Quản lý
18%
Kinh daonh
11%
Hỗ trợ bảo hành
15%
Lập trình ứng
dụng
14%
T vấn triển khai
hợp đồng
31%
Nghiên cứu phát
triển sản phẩm
11%
- Biu phỏt trin s lng nhõn viờn qua cỏc nm :
17
21
30

hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập.
- Phần mềm chưa hỗ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép
toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian.
Hiện nay số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại được phân
bố ở các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức
tạp.
Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là
rất cần thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những
quy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực
tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản
lý nhân sự tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.
1.3. Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý.
Để ứng dụng tin học trong công tác quản lý người ta sử dụng 2
phương pháp cơ bản sau:
Phương pháp tin học hoá toàn bộ: áp dụng phương pháp này sẽ tin
học hoá toàn bộ các chức năng quản lý cũng như thiết lập một cấu trúc hoàn
toàn tự động hoá thay thế cho cấu trúc cũ.
Ưu điểm: Các chức năng được tin học hoá một cách triệt để nhất, bảo
đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự dư thừa của thông
tin.
Nhược điểm: Phải thực hiện lâu và rất khó khăn, đầu tư ban đầu về
trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo. Mặt khác khi thay đổi
hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong
hệ thống. Đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua.
Phương pháp tin học hoá từng phần: Phương pháp này chỉ tin học
hoá những chức năng quản lý theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ
chức. Cho nên việc tiến hành thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được
thực hiện một cách độc lập với những giải pháp so với các phân hệ khác. Các
phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động phân tán.
Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện bởi vì công việc được phát triển

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
CHƯƠNG II.
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CỦA PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ
THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1. Thông tin
2.1.1.Khái niệm thông tin
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có
nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Thông
tin của quá trình xử lý có thể trở thành dữ liệu của quá trình xử lý khác.

Phản ánh
Tri thức hoá
Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với
một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một
khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể.
Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho
người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá
trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp
lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết định phù hợp với các yêu cầu
của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thời
gian.
2.1.2. Đặc trưng của thông tin
Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm
hiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau:
• Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của
thông tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất
định về hệ thống ngày càng giảm.
• Thông tin phải được định hướng rõ ràng.
• Thông tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là
thông tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ

chiến tranh, ai nắm được thông tin thì đã chắc thắng một nửa. Nhưng không
chỉ trong chiến tranh thông tin mới quan trọng. Ngay trong hoà bình , thông tin
về các xu hướng kinh tế, về thị trường, về công nghệ mới, về kỹ năng và tiềm
năng của lực lượng lao động và về sở thích của khách hàng cũng đóng một vai
trò quyết định trong thành công hay thất bại của công ty. Bởi vì thông tin là cơ
sở cho những quyết định đúng đắn, tránh được những sai lầm do bệnh “thiếu
thông tin” gây ra, chúng làm tăng khả năng trả lời nhanh các câu hỏi của khách
hàng, tăng tốc độ phục vụ khách hàng.
Giá trị của thông tin thường được bàn đến trong bối cảnh của một quyết
định. Về lý thuyết, giá trị của thông tin có được nhờ sự thay đổi hành vi quyết
định gây ra bởi thông tin trừ đi chi phí để nhận được thông tin đó. Ngoài bối
cảnh của một quyết định, thông tin còn có tác dụng động viên, khích lệ, tăng
kiến thức và kinh nghiệm của người nhận tin.
Qua những khảo sát trên, càng ngày người ta cành nhận rõ giá trị của
thông tin. Một nhà tài chính đã nhận xét rằng ngày nay thông tin về tiền bạc
quan trọng không kém gì tiền bạc. Thông tin là một nguồn tài nguyên quý báu,
phải trả giá bằng tiền cho nên phải được giữ gìn, quản lý và sử dụng một cách
có hiệu quả.
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
2.2. Hệ thống thông tin
2.2.1. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xữ lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và các thiết
bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được
lấy từ các nguồn (sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các
dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các

* Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra.
Các hệ thống thông tin khác nhau có các phương pháp tiếp cận vấn đề
khác nhau và có những mục đích khác nhau. Theo cách phân loại theo mục
đích phục vụ của thông tin đầu ra thì ta có thể phân thành 5 hệ thống thông tin
sau:
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing
System).
Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý
các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà
cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản
sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử
lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt
động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra
các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá
đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của
sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân
hàng và thuế phải trả của người nộp thuế…
- Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System).
Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quản lý của tổ chức, các
hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập
kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi
các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung,
chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu
cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức.
Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện
tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo,
các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công
nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản
lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất
lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt

Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn
đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát
triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống
thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ
thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người
sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung
cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong
khi ở 4 loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu
như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt
động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những
công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin
chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực
lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp
cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong
cùng một ngành công nghiệp.
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
16
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
Theo cách phân loại trên thì Hệ thống thông tin quản trị nhân lực chính
là hệ thống thông tin quản lý bởi hệ thống này trợ giúp những hoạt động quản
lý nhân lực của 1 tổ chức doanh nghiệp.
* Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp.
Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi
cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có
thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản
xuất để hiểu cách phân chia này :
Tài chính
chiến lược
Marketing
chiến lược

điểm của người mô tả. Đây là một trong những cơ sở nền tảng tạo ra của
phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có 3 mô hình
cùng được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình lôgic, mô
hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
17
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
Cái gì? Để làm gì?
Cái gì ở đâu? Khi nào?
Như thế nào?
Mô hình lôgic mô tả hệ thống làm gì: Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà
nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các
xử lý và những thông tin mà hệ thống sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái
gì?” và “để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng cũng như
địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở
quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình
lôgic này.
Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ
thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của
đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ
phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công
cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc
bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ
thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau
xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và khi nào? Một khách hàng nhìn
hệ thống thông tin tự động ở quầy giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình
này.
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tự nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ
thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được

Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không
cần thiết.
2.3.2. Phương pháp phân tích
Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng đảm bảo
logic toán học cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và
thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó.
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được thiết lập các mảng làm
việc một cách thủ công.
Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động được khi đưa vào đồng thời toàn
bộ các mảng này.
2.3.3. Phương pháp tổng hợp và phân tích
Đây là phương pháp kết hợp đông thời cả hai phương pháp trên. Tiến
hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như
nhiệm vụ cần thiết. Yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán
của thông tin trong hệ thống.
2.4. Phân loại hệ thống thông tin trong quản trị nhân lực
Quản trị nhân lực (Human Resource Management) liên quan đến hai vấn
đề cơ bản là “quản trị” và “nguồn nhân lực”. Quản trị là quá trình làm cho
những hoạt động được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua người
khác. Vấn đề quản trị có sự phối hợp giữa tính khoa học và nghệ thuật lãnh
đạo. Về phương diện khoa học, quản trị gia thành công là người nắm vững các
kiến thức và kỹ năng quản trị. Về phương diện nghệ thuật, quản trị gia thành
công là người có các năng lực bẩm sinh như thông minh, có tài thuyết phục, lôi
cuốn người khác làm theo…Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
19
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo
những mục tiêu nhất định.
Quản trị nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các

Trong khi công việc là một đơn vị nhỏ nhất được chia ra từ những hoạt
động của một doanh nghiệp thì vị trí đó là một phần công việc được thực hiện
bởi một người lao động riêng. Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý vị trí
làm việc là xác định từng vị trí lao động trong tổ chức, phạm trù nghề nghiệp
của vị trí đó và nhân sự đang đảm đương vị trí đó.
Định kỳ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc sẽ cung cấp một danh
mục các vị trí lao động theo ngành nghề, theo phòng ban bộ phận, theo nội
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
20
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
dung công việc hoặc theo yêu cầu công việc cùng danh mục các vị trí làm việc
còn khuyết theo ngành nghề sẽ rất có ích cho bộ phận quản trị nhân sự trong
việc ra các quyết định tuyển người. Hệ thống thông tin quản lý vị trí việc làm
cũng cung cấp nhiều thông tin hữu ích giúp cho các quản trị viên hệ thống phát
hiện ra các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực để từ đó ra các quyết định
sách lược phù hợp.
* Hệ thống thông tin quản lý người lao động
Phòng tổ chức – hành chính phải duy trì thông tin về tất cả các nhân sự
của doanh nghiệp để phục vụ nhiều mục tiêu báo cáo khác nhau. Một phần
của hệ thống thông tin quản lý người lao động là tệp nhân sự . Tệp này chứa dữ
liệu về bản thân các nhân sự và các thông tin liên quan đến tổ chức như họ tên,
giới tính, tình trạng gia đình, trình độ học vấn, kinh nghiệm nghề nghiệp…Một
phần khác của hệ thống thông tin quản lý người lao động là danh mục các kỹ
năng, chứa các thông tin về kinh nghiệm làm việc, sở thích công việc, điểm
trắc nghiệm, sở thích và các khả năng đặc biệt khác của người lao động. Danh
mục này có thể giúp cho các quản trị viên nhân lực xác định được năng lực của
người lao động và sắp xếp đúng người, đúng việc để bảo đảm hiệu quả lao
động cao nhất; đồng thời danh mục này cũng được sử dụng để quyết định đề
bạt, đào tạo hay thuyên chuyển thời gian lao động, nhằm kích thích khả năng
ngành nghề và linh hoạt trong sắp xếp vị trí việc làm.

toàn lao động, có thể tính toán được chi phí cho tai nạn và bệnh nghề nghiệp.
Thông tin này trở thành một công cụ quan trọng trong việc thuyết phục người
lao động và các nhà quản lý tôn trọng hơn nữa an toàn lao động và xác định
nên các yếu tố gây ra tai nạn hay bệnh nghề nghiệp.
Các nhà quản lý cũng có thể sử dụng thông tin kiểu này để tính tai nạn
và bệnh nghề nghiệp bình quân cho toàn doanh nghiệp, cho mỗi đơn vị bộ
phận, cho mỗi ca làm việc, mỗi dự án hay cho mỗi ngành nghề, từ đó có thể
xác định các bộ phận, các ca làm việc, các dự án, các địa điểm, các ngành nghề
hay các nhà phụ trách liên đới tới một tỉ lệ tai nạn và bệnh tật cao hơn tỉ lệ
trung bình; và cũng xác định những người lao động hay gặp tai nạn lao động
hoặc bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó đặt ra yêu cầu đào tạo hay đào tạo lại nội
quy bảo hộ lao động cho những người đó cũng như người phụ trách của họ.
Nhà quản lý cũng có thể có nhu cầu sắp xếp các thông tin thu nhận được
theo nhóm tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp. Thông tin này có thể dẫn đến
những khảo sát trong tương lai nhằm xác định, tìm kiếm nguyên nhân gây ra tỉ
lệ cao đối với một số loại tai nạn hay nhóm bệnh nghề nghiệp, trên cơ sở đó
thực hiện những thay đổi cần thiết trong chế độ an toàn lao động hay môi
trường làm việc.
* Hệ thống tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Sau khi đã xác định các công việc và yêu cầu đối với những công việc
đó, sau quá trình tuyển chọn nhân viên công việc tiếp theo là sàng lọc, đánh
giá, lựa chọn và sắp xếp những người lao động vào các vị trí lao động còn
trống. Để chắc chắn phù hợp với các luật định của nhà nước, các thủ tục phải
được lập hồ sơ và tiến hành một cách có cấu trúc. Số liệu thu được qua phỏng
vấn, sát hạch và các quyết định phân công phải được thu thập và lưu giữ lại
theo đúng yêu cầu của các điều luật, phục vụ mục đích phân tích sau này.
2.4.2. Các hệ thống thông tin nhân lực sách lược.
Các hệ thống thông tin sách lược cung cấp cho các nhà quản lý thông tin
hỗ trợ cho các quyết định liên quan đến phân chia các nguồn lực. Trong lĩnh
vực quản trị nhân lực, các quyết định kiểu này bao gồm quyết định tuyển

giảm cấu trúc công việc trong doanh nghiệp cũng như dể dàng thực hiện việc
chuyển đổi nhân sự giữa các vị trí làm việc khác nhau nội trong chức danh
công việc và cũng để đơn giản hoá các hoạt động tuyển chọn, sát hạch và sắp
xếp việc làm.
Thông tin phân tích và thiết kế việc làm có thể được kết nối với hệ thống
thông tin quản lý vị trí việc làm, từ đó có thể đưa ra dạnh mục các vị trí việc
làm còn khuyết nhân sự theo nội dung công việc, theo kỹ năng nghề nghiệp,
theo trình độ và kinh nghiệm làm việc cần cho vị trí đó.
Theo cách trên thông tin phân tích và thiết kế đã giúp cho tổ chức xác
định được các phẩm chất, kỹ năng và loại nhân lực cần tuyển dụng: Cần tuyển
ai và sắp xếp họ vào những công việc nào. Đồng thời những thông tin loại này
cũng tạo cơ sở để xác định mức chi trả cho người lao động, để thực hiện việc
đánh giá, đề bạt hay buộc thôi việc người lao động. Trên thực tế, hệ thống
phân tích và thiết kế công việc cung cấp một cơ sở pháp lý cho nhiều chức
Phạm Thị Thu Huyền - Tin 45A
23
Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD: TS.Trần Thị Song Minh
năng quản trị nhân lực. Vậy nên, hệ thống thông tin này hỗ trợ rất nhiều quyết
định sách lược liên quan đến việc phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức.
* Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực.
Chức năng tuyển chọn nhân lực đảm bảo cung cấp cho tổ chức những
nhân lực có đào tạo, có khả năng đảm đương các vị trí công việc còn trống, xác
định được từ hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc và mô tả bởi hệ thống
thông tin phân tích và thiết kế công việc. Chức năng tuyển chọn nhân lực cũng
cần đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ theo đúng các quy định về hợp đồng và biên
chế lao động.
Một hệ thống thông tin tuyển chọn là rất cần thiết cho việc kế hoạch hoá
tuyển chọn nhân lực. Hệ thống thông tin này sẽ thực hiện thu thập và xử lý
nhiều kiểu thông tin khác nhau cần để lên kế hoạch. Đó có thể là danh sách các
vị trí công việc còn trống, danh sách những người lao động dự kiến đến tuổi

mới hoặc đưa vào một sản phẩm mới đều rất cần đến những thông tin về số
lượng và chất lượng lực lượng lao động hiện có, để thực hiện mục tiêu của
doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ phục vụ mục đích này của
doanh nghiệp. Nó sẽ xác định các nguồn nhân lực cần để thực hiện các mục
tiêu của doanh nghiệp được vạch ra trong kế hoạch chiến lược, điều đó đồng
nghĩa với dự báo cung và cầu về nguồn nhân lực được yều cầu. Các dự báo sẽ
tiến hành thực hiện ước lượng số lượng, đặc điểm và chi phí cho nguồn nhân
lực để đạt được các kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp.
Để tiến hành dự báo các yêu cầu về nguồn nhân lực, phải trả lời hàng
loạt các câu hỏi về kế hoạch hoá sau đây:
- Nguồn nhân lực của doanh nghiệp phải như thế nào mới phù hợp với
kế hoạch chiến lược ? Nhân sự phải có kỹ năng, kinh nghiệm và
phẩm chất gì ? Đặc điểm và mô tả công việc do kế hoạch chiến lược
đề ra là gì ?
- Để thực hiện kế hoạch chiến lược đề ra, cần số lượng nhân lực với
những phẩm chất đã nêu trên là bao nhiêu ? Hay nói cách khác cần
bao nhiêu vị trí làm việc cho mỗi công việc ?
- Nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp như thế nào ? Đáp ứng
được bao nhiêu nhu cầu về nhân lực của kế hoạch chiến lược ?
- Còn những nguồn lực nào khác có sẵn để thực hiện kế hoạch chiến
lược ?
Việc xác định kiểu và số lượng nhân lực cần cho kế hoạch chiến lược
gọi là quá trình dự báo cầu về nguồn nhân lực, còn việc xác định những nguồn
nhân lực có sẵn nội trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp gọi là dự
báo cung nguồn nhân lực. Những dự báo kiểu này có thể được tiến hành trên
mức vĩ mô hay vi mô.
2.5. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
Ngày nay, với sự phát triển của đời sống xã hội ngày càng cao, đồng
nghĩa với nó là công tác quản lý cũng cần phải chính xác và cụ thể hơn. Chính
vì thế để tạo ra được một phần mềm đáp ứng được những yêu cầu đặt ra thì