Lời nói đầu
Ngày nay trong nền kinh tế thị trờng, các doanh nghiệp đặc biệt quan
tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tự quyết định
khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ sản phẩm, kể cả vấn đề hoàn thiện bộ máy
quản lý doanh nghiệp. Để cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong cơ chế
thị trờng đầy biến động và phức tạp nh hiện nay cần phải có bộ máy quản lý
sao cho phù hợp.
Trong bài báo "Về cuộc cách mạng của ta" đã nhấn mạnh vai trò tổ
chức, Lênin viết "Ngời nào có tổ chức, kỷ luật cao nhất và máy móc thiết bị
tốt nhất ngời đó sẽ thắng". Do vậy chúng ta không thể coi thờng vấn đề tổ
chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp đợc coi là bộ phận đầu não đa ra những
đờng lối chủ trơng sách lợc quan trọng của doanh nghiệp cho nên dù muốn
hay không muốn doanh nghiệp phải phân tích xem xét vấn đề về công tác
hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp. Đó là những vấn đề của xã hội
trong nền kinh tế thị trờng hiện nay của các doanh nghiệp.
Việc nghiên cứu bộ máy tổ chức quản lý là để hiểu bộ máy tổ chức
quản lý và tầm quan trọng của nó, từ đó tìm ra biện pháp thích hợp để ngày
càng hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý của doanh nghiệp, đa doanh nghiệp
ngày càng phát triển có sức cạnh tranh trên thị trờng đem lại sự phát triển cho
doanh nghiệp nói riêng và cho xã hội nói chung. Chính vì vậy mà em đã
mạnh dạn nghiên cứu đề tài: "Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của
Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin" (EMICO).
* Đánh giá chung:
Từ khi thành lập cho đến nay, tuy có nhiều khó khăn về mọi mặt song
Công ty vẫn luôn luôn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao. Đạt đợc những thành
tích đó là do sự nỗ lực đoàn kết của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong
1
Công ty, sự vững mạnh của cán bộ lãnh đạo đơn vị và của các phòng ban
trong Công ty.
Bên cạnh đó, hiện nay Công ty còn có một số mặt hạn chế cần khắc
nhiên trong việc lựa chọn và xác định các biện pháp về kinh tế - xã hội, tổ
chức kỹ thuật để tác động lên tập thể lao động từ đó họ tác động đến các yếu
tố vật chất của SXKD.
1.2. Quan niệm về tổ chức quản lý:
Trong xã hội hiện tại, hình thức tổ chức của con ngời đi từ ******
nhóm làm thời đến những tổ chức có cơ cấu tổ chức bộ maý chặt chẽ. Hiện
nay tổ chức có tất cả trong mọi ngành hoạt động trong xã hội ***** những tổ
chức chính quyền là nổi bật về sản lợng quy mô và tác động lên đời sống con
ngời. Chính nhờ có tổ chức mà con ngời hiện đại đạt đợc những thành tựu
thần kỳ mà không có một cá nhân riêng rẽ nào có thể đạt đợc, tất cả chúng ta
đều có thể chỉ ra một tổ chức trong xã hội. Nhng về mặt KH, định nghĩa tổ
chức là một việc phức tạp. Hầu nh mỗi nhà nghiên cứu đều có những định
nghĩa của riêng mình. Những định nghĩa này đều hớng đến một khía cạnh
nhất định của tổ chức. Qua định nghĩa đó, chúng ta có định nghĩa một cách
tóm tắt nh sau:
Tổ chức là một sự tập hợp nhiều ngời, một cách có ý thức để nhằm
hoàn thành các mục tiêu chung. Tổ chức là một thực tế có mục tiêu phải hoàn
3
thành có đời sống và những hoạt động riêng của nó, để có thể tồn tại và phát
triển.
Tổ chức bộ máy QLDN là nội dung của công tác tổ chức DN. Nếu
hiểu ở mức độ khái quát nhất thì tổ chức DN là tổ chức sự kết hợp các yếu tố
sản xuất vì thế việc nghiên cứu tổ chức DN nói riêng không thể không xuất
phát từ quan điểm phân chia hoạt động lao động của con ngời thành hai yếu
tố sản xuất độc lập với nhau là lao động quản lý và lao động thực hiện làm cơ
sở cho công tác tổ chức DN nói chung và tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp nói riêng.
2. Mục đích và ý nghĩa của tổ chức bộ máy quản lý.
2.1. Mục đích của tổ chức bộ máy quản lý
Mục đích của quản lý doanh nghiệp là một mặt nhằm đạt đợc năng
các t tởng chiến lợc kế hoạch.
* Chức năng phân phối:
Khi định hớng phát triển thì đòi hỏi trớc hết là việc phân phối nhiệm
vụ, phân quyền điều hành đờng vận động giữa các bộ phận. Đây là nhiệm vụ
của công tác tổ chức khi nhiệm vụ đã đợc phân ra và phân phối cho mọi cấp
và đến mọi cá nhân trong tổ chức tất yếu đòi hỏi phải hớng các nhiệm vụ đi
theo mục tiêu.
3.2. Bộ máy quản lý.
a. Khái niệm bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các con ngời cùng với
các phơng tiện của tổ chức đơcj liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc
nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động
của hệ thống nhằm đạt đợc các mục tiêu đã định.
b. Những yêu cầu của bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Bộ máy quản lý doanh nghiệp phải gọn nhẹ, đây là yêu cầu đầu tiên
của bộ máy quản lý vì nếu bộ máy cồng kềnh thì mỗi lúc cần sự biểu quyết
5
có nhiều ý kiến điều này làm cho bộ máy quản lý doanh nghiệp có hiệu quả
thấp và chậm.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp hoạt động phải có hiệu lực. Nếu bộ
máy quản lý của doanh nghiệp có đợc yêu cầu là gọn nhẹ nhng lại hoạt động
không hiệu quả thì bộ máy đó vẫn cha đạt yêu cầu. Mệnh lệnh của chỉ thị đa
ra phải đợc chấp hành đầy đủ và đúng.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp còn phải hoạt động có hiệu quả, mỗi
hoạt động của bộ máy sau khi thực hiện phải có một kết quả nhất định đồng
thời phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ
sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong doanh
nghiệp, phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với những đặc diểm kinh
tế và kinh tế của doanh nghiệp. Ngoài ra bộ máy quản lý trong tổ chức còn
phải đảm bảo sự uyên tinh gọn nhẹ và có hiệu quả, tỷ lệ giữa nhân viên quản
nhỏ có thể ảnh hởng đến quá trình lao động.
* Nội dung của lao động quản lý:
Lao động quản lý gồm nhiều đặc điểm cơ bản kết hợp lại với nhau.
Nội dung mang tính chất kỹ thuật thể hiện ở các công việc thiết kế và phân
tích chuyên môn, nội dung mang tính chất hành chính thể hiện ở việc thực
hiên các công việc nhằm tổ chức thực hiện các phơng án, thiết kế, quy định
nh: Lập kế hoạch, hớng dân công việc, điều chỉnh, kiểm tra và đánh giá công
việc. Nội dung mang tính chất sáng tạo thể hiện ở việc thực hiện những công
việc nh suy nghĩ, khai thác, tìm tòi và phát minh các sáng kiến mới, các
quyết định và các phơng pháp để hoàn thành công việc.
Nội dung mang tính chất thực hành đơn giản: Đó là thực hiện các
công việc đơn giản theo các quyết định hớng dẫn sẵn có. Ngoài ra còn có nội
dung mang tính chất hội họp và sự vụ khác nh: tham gia các cuộc họp về
chuyên môn hoặc giải quyết công việc có tính chất thủ tục.
4. Cơ cấu bộ máy quản lý.
4.1. Khái niệm cơ cấu bộ máy quản lý:
Cơ cấu bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối
liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá, đợc giao những
7
nhiệm vụ nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng
quản lý trong hệ thống. Cơ cấu bộ máy quản lý đợc hình thành bởi các bộ
phận quản lý và các cấp quản lý.
4.2. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
4.2.1 Cơ cấu trực tuyến:
Sơ đồ 1: Kiểu cơ cấu quản lý trực tuyến.
Trong đó A1, A2...An; B1, B2... Bn là những ngời thực hiện trong các
bộ phận.
Đây là cơ cấu giản đơn nhất, một cấp dới có một thủ trởng cấp trên
mà thi hành mệnh lệnh của ngời đó mà thôi. Ngời lãnh đạo trực tuyến phải
thực hiên tất cả các chức năng về quản lý. Mối liên hệ đợc thực hiện theo
A1 A3A2 An
4.2.3. Cơ cấu trực tuyến chức năng:
Trong đó A1, A2... An; B1, B2... Bn là những ngời thực hiện trong
các bộ phận.
Kiểu cơ cấu này là sự phối hợp giữa hai loại cơ cấu trực tuyến và
chức năng. ở đây lao động và tổ chức đợc sự giúp đỡ của các phòng ban chức
năng trong việc ra quyết định để hớng dẫn, điều khiển, kiểm tra tuyến mệnh
lệnh theo tuyến đã đợc quy định. Ngời làm lãnh đạo các phòng ban chức
năng có quyền ra quyết định cho ngời thừa hành ở các tuyến, các cơ cấu trực
tuyến. Chức năng có u điểm: tận dụng đợc u điểm của 2 loại cơ cấu: cơ cấu
trực tuyến và cơ cấu chức năng đó là phát huy đợc năng lực chuyên môn của
các bộ phận chức năng đồng thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy của hệ thống
trực tuyến. Tuy nhiên dạng cơ cấu này có điểm hạn chế: do có quá nhiều bộ
phận chức năng thờng phải họp hành nhiều gây căng thẳng và lãng phí thời
gian. Ngoài ra, còn có thể xảy ra mâu thuẫn giữa ngời lãnh đạo và các tuyến
với nhau do không thống nhất quyền hành và quan điểm.
Trên đây là 3 kiểu cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý cơ bản, ngoài ra
còn có các kiểu cơ cấu trực tuyến tham mu, cơ cấu hình thức và không hình
thức.
Xã hội ngày nay càng phát triển dẫn đến biến đổi mạnh mẽ trong các
đơn vị. Song sự phát triển gắn liền với quá trình tập trung và chuyên môn hoá
10
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo chức
năng A
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo chức
năng B
Lãnh đạo tuyến 2
A1 A2 A3 B2 B3B1
cao đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quá trình
- Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm
- Cân đối giữa chức vụ và quyền hành trong bộ máy
- Cân đối về công việc giữa các bô phận với nhau
- Cân đối nhằm tạo ra sự ổn định, vững chắc trong tổ chức
5.5. Linh hoạt và hiệu lực.
Bộ máy của tổ chức không đợc cứng nhắc, cố định mà phải năng
động mềm dẻo để đảm bảo sự thích nghi và ứng phó kịp thời với những thay
đôỉ của môi trờng.Phần II
Phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản
lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t
thông tin viết tắt EMICO
2.1. Khái quát về quá trình hình thành và phát triển
của Công ty Emico
Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin đợc thành lập ngày
28/7/69 với tên đầu tiên là Công ty cung ứng vật t và thông tin, trực thuộc
tổng cục thông tin lúc đó
Sau khi thống nhất đớc nớc vào năm 1976 Công ty đợc chuyển sang
cho uỷ banphát thanh và truyền hình quản lý. Nhà nớc ban hành quyết định
QĐ /213/ TC ngày 20/5/87 thành lập bộ văn hoá thông tin, Công ty đợc
chuyển về trực thuộc bộ này.
Cuối năm 1990 trớc yêu cầu cấp bách về phát triển nghành phát thanh
và truyền hình, nhằm nâng cao chất lợng tuyên truyền, xét thấy việc nhập
khẩu vật t kỹ thuật, thiết bị truyền thanh, truyền hình và thông tin, qua việc
uỷ thác nhập khẩu cho bộ thơng mại không còn phù hợp với tình hình phát
triển của nghành, gây cản trở cho tiến độ chỗ mới và hiện đại hoá nghành
phát thanh và truyền hình. Ngày 12/12/90 Bộ trởng bộ văn hoá thông tin đã
ban hành quyết định QĐ 46/TC cho phép Công ty đợc quyền xuất nhập khẩu
12
trực tiếp các loại thiết bị đồng bộ, các loại vật t, linh kiện kỹ thuật chuyên
dùng cho nghành phát thanh và truyền hình.
- Chi nhánh của Công ty tại TP.HCM.
- Trung tâm tiếp thị và thông tin quảng cáo.
- Xí nghiệp sản xuất, lắp đặt thiết bị kinh doanh phát thanh truyền
hình.
- Trung tâm chuyển giao công nghệ, điện tử tin học, thông tin.
Nh vậy sau hơn 30 năm hoạt động và phát triển hiện nay EMICO đợc
xác định nh sau:
Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật t thông tin, viết tắt là EMICO là
một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc ĐTNVN. Công ty là đơn vị sản xuất
kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân có con dấu riêng,
có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại ngân hàng, có trụ sở đặt tại số 5A
phố Thi Sách- Quận HBT-HN:
- Tổng số cán bộ công nhân viên là 220 ngời, trong đó:
+ Biên chế nhà nớc 102 ngời.
+ Hợp đồng dài hạn 28 ngời.
+ Hợp đồng ngắn hạn, thời vụ 90 ngời.
- Tổng nguồn vốn: 65.200.000.000 đồng trong đó:
+ Vốn chủ sở hữu: 7.900.000.000 đồng.
+ Vốn kinh doanh: 7.600.000.000.đồng.
+ Vốn lu động: 59.100.000.000 đồng.
+ Tài sản cố định: 6.100.000.000 đồng.
- Tổng doanh thu (1998-2001): 357.000.000 đồng.
- Tổng kim nghạch xuất nhập khẩu (1998-2001): 50.800.000 USD.
- Nộp ngân sách nhà nớc (1998-2001): 17.600.000.000
-Tổng quỹ lơng (1998-2001): 3.200.000.000 đồng.
Thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên (1998-2001):
1.100.000 đồng/1 ngời/1tháng.
14
Copyright: Tài liệu đại học ©