LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta công nghiệp là
ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh
nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây
dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình
giao thông, thuỷ lợi, xây dựng... tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế.
Do đặc trưng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của
sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng như gạch, cát, xi măng, sắt
thép,...và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính giá
thành công trình được coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của công ty.
Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công
trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công
trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán
nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hưởng đến giá thành công trình và kết quả
hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến công
tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác kế toán
vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác được giá vốn của công trình hay hạng
mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực lực của
mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lược điều chỉnh giúp cho công ty
hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm
công ty đang dần hoàn thiện được công tác kế toán của mình góp phần quyết định
đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của
công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài “Tổ chức hạch toán vật tư ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn” với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần
hành kế toán này.
Bài viết này gồm có 3 phần như sau:
Phần I: Đặc điểm hoạt động kinh doanh tổ chức bộ máy quản lý ở công
ty xây dựng và phát triển nông thôn.
Trang 1

nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nước cũng như nghĩa vụ đối với
Ngân sách Nhà nước.
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã được:
Trang 3
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-
BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số
1139/CGP ngày 2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số 40/
GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đã đạt được trong sản xuất kinh doanh công ty đã
đượcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây
kết quả mà công ty đạt được trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những
tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460. Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.
+ Vốn NS cấp: 631.224.547.
+ Vốn tự bổ sung: 1.335.473.704.
- Vốn lưu động: 1.255.917.033.
+ Vốn NS cấp: 1.057.183.509.
+ Vốn tự bổ sung: 198.733.524.
- Các loại vốn khác: 284.628.755.
1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một công ty có quy mô vừa

Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch
sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự
thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi
được Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình
trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều hành
sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi là
trung tâm tư vấn đầu tư và xây dựng được lập ra nhằm thực hiện chức năng tư
vấn về đầu tư xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng
giúp đỡ công ty có phương án đầu tư xây dựng.
PHẦN THỨ 2:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập
trung thống nhất của kế toán trưởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng thời
căn cứ vào đặc trưng tổ chức sản xuất đặc thù mà ngành xây dựng yêu cầu, cũng
như trình độ quản lý của công ty đòi hỏi, bộ phận kế toán của công ty, được phân
Trang 6
công lao động một cách khoa học. Trên thực tế thì bộ phận kế toán tại công ty
bao gồm 5 người được phân chia như sau:
+ Một kế toán trưởng.
+ Một kế toán vật liệu kiêm kế toán tổng hợp.
+ Một kế toán ngân hàng kiêm TSCĐ.
+ Một kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm.
+ Một thủ quỹ.
Và 25 kế toán tại các đội xây dựng.
Kế toán tại các đội xây dựng được tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ bộ máy kế toán ( Xem trang bên)
Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra
toàn bộ công tác kế toán toàn công ty, giúp ban Giám đốc thực hiện các chế độ

vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng và
khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 – TGNH.
TK 211 – TSCĐ.
Trang 8
KT đội XD số 1 KT đội XD số 25
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 – Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 – Quỹ đầu tư và phát triển.
TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh.
.....................
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội (KTTM,TL
và BH): Kế toán thanh toán tiền mặt chịu trách nhiệm viết phiếu thu, phiếu chi
trên cơ sở chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ có căn cứ nhập – xuất quỹ, sau đó tập
hợp vào sổ quỹ, hàng ngày đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ công ty . Kế toán
thanh toán tiền mặt cũng kiêm luôn kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội có
trách nhiệm tính lương cho cán bộ công nhân viên theo chế độ quy định, căn cứ
vào bảng tổng hợp thanh toán tiền lương hàng quý kế toán tiến hành trích BHXH,
BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành.
Kế toán thanh toán tiền mặt, tiền lương, BHXH theo dõi các TK sau:
TK 334 – Phải trả CNV.
TK 111 – Tiền mặt.
TK 3382, TK3383, TK 3384: BHXH, BHYT, KPCĐ.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào phiếu thu
phiếu chi kèm theo chứng từ gốc hợp lý hợp lệ để nhập hoặc xuất quỹ. Cuối ngày
thủ quỹ tiến hành đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán tiền mặt và chuyển
toàn bộ chứng từ thu chi sang kế toán thanh toán tiền mặt.
Ngoài ra, ở mỗi đội xây dựng đều có một nhân viên kế toán. Nhiệm vụ
của kế toán đội là tập hợp chứng từ chi phí từng công trình, lên bảng kê chứng từ

và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã tổ
chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi đội
có một kế toán riêng nhưng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ hạch
toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về phòng
kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình hạch toán
như sau:
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
Trang 10
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối quý.
Đối chiếu cuối quý.
Công ty sử dụng hình thức kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn
kho, xuất kho vật liệu theo giá thực tế đích danh.
Từ năm 1999 trở về trước công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử
dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nhưng tất cả thuế GTGT
đầu vào đều được hạch toán vào bên Nợ TK3331. Nhưng từ năm 2000 cho đến
nay do nhận thấy việc hạch toán thuế còn nhiều điểm bất hợp lý. Bởi vì trong
doanh nghiệp nguyên vật liệu mua vào có thể dùng vào sản xuất kinh doanh sản
phẩm hàng hoá thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhưng
cũng có thể sử dụng cho mục đích khác như ủng hộ xây nhà tình nghĩa, xây nhà
phục vụ cho nhu cầu phúc lợi ,... Nên việc sử dụng TK3331 là chưa hợp lý. Vì
Trang 11
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) chi tiếtSổ quỹ Bảng kê các CT gốc
CT - GS
Sổ ĐK CT - GS
Sổ cái
Bảng CĐSPS
Báo cáo
Bảng tổng hợp CT

vôi, cát, sỏi,... Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như xi măng, sắt, thép,...
nhưng có loại không thể bảo quản trong kho được như gạch, cát, đá,...gây khó
khăn cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hưởng tới quá trình thi
công và giá thành công trình hay hạng mục công trình đồng thời làm giảm chất
lượng công trình.
Ở công ty xây dựng và phát triển nông thôn còn có một đặc thù nữa là
việc thu mua vật liệu vừa do đội xây dựng tự mua vừa do bộ phận kinh doanh
phòng KHKT mua. Nhưng bắt đầu từ năm 2000 cho đến nay, công ty đã thực
hiện chính sách giao khoán toàn bộ khâu mua bán vận chuyển vật liệu cho các
Trang 13
đội tự lo công ty sẽ tạm ứng tiền cho các đội và đội cử người đi mua vật tư, các
đội phải lập phiếu nhập, phiếu xuất tập hợp các hoá đơn chứng từ định kỳ gửi về
phòng kế toán để kế toán tổng hợp ghi sổ tập hợp chi phí và tính giá thành cho
từng công trình. Hiện nay do trên thị trường vật liệu xây dựng khá phong phú về
chủng loại, chất lượng đồng thời giá cả cũng khá ổn định vì vậy công ty nhận
thấy rằng việc dự trữ vật liệu trong kho là không cần thiết. Bắt đầu từ năm 2000
công ty đã thực hiện chính sách không dự trữ hàng hoá vật tư trong kho mà tiến
hành mua trực tiếp nguyên vật liệu ngay tại nơi thi công công trình và chuyển tới
tận chân công trình. Như vậy sẽ giảm được những chi phí về bảo quản cũng như
hao hụt trong quá trình dự trữ.
3.2. Phân loại vật liệu theo yêu cầu của công tác quản lý:
Do đặc điểm của các công trình xây dựng là khi tiến hành thi công công
trình cần rất nhiều loại nguyên vật liệu có tính năng công dụng khác nhau với số
lượng lớn vì vậy để quản lý chặt chẽ tình hình thu mua dự trữ cũng như sử dụng
nguyên vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu. Những vật liệu có tính năng công
dụng như nhau thì xếp vào cùng một nhóm và đánh mã số cho từng nhóm đó
ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2, 3 để theo dõi từng nhóm vật liệu cụ thể
theo từng loại thứ tự như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Mã vật liệu